MICROSOFT PROJECT 2007

Es un programa de la suite Microsoft Office usado para la gestión de proyectos.
Microsoft Project (o MSP) es un software de administración de proyectos diseñado, desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.

CARACTERISTICAS DE PROJECT 2007

Project 2007 proporciona varias características que ayudan a su organización a obtener un mejor control y visibilidad en todos los proyectos. Esto conduce a una mejora.
Proceso de toma de decisiones y una mejor alineación con las estrategias de negocio. Esto, a su vez, aumenta la eficiencia operativa. Project 2007 le ayuda a planificar el trabajo y administrar los recursos de manera eficaz. También permite una comunicación eficiente y la colaboración. Además, ayuda a aprovechar los datos existentes y proporciona un acceso rápido a la información.
Planificación del trabajo eficaz

Project 2007 le ayuda de manera eficiente el plan de trabajo que van desde pequeños proyectos para las operaciones a gran escala. Usted puede utilizar Project 2007 para planificar horarios, asignar recursos, gestión de presupuestos, y establecer expectativas realistas para su equipo, la gestión, y los clientes. Usted puede seguir fácilmente los datos y estimaciones, tales como el porcentaje completado, el presupuesto frente a los costes reales, y de valor acumulado mediante el uso de un conjunto de parámetros predefinidos.
Además de los datos de seguimiento, Project 2007 le permite rastrear el desempeño del proyecto durante toda la duración del proyecto. También le permite guardar instantáneas de proyectos en las líneas de base y el progreso del proyecto completo. Para una rápida comprensión del proceso de gestión de proyectos, Project 2007 proporciona una guía interactiva de Microsoft Project con el paso por ayudar a paso. Además, proporciona barras de herramientas y menús intuitivos que le ayudan a aprender los fundamentos de gestión de proyectos.
Eficaz gestión de los recursos
Usted puede utilizar Project 2007 para dirigir sus recursos, por lo que la organización pueda alcanzar sus objetivos a largo plazo. Una estimación incorrecta de las cargas de trabajo a largo plazo y la capacidad puede dar lugar a la contratación no planificados y rápida de los ciclos de despido, la pérdida de conocimiento, mayores gastos generales y moral de los empleados bajo. Project 2007 proporciona visibilidad en las operaciones de trabajo, hojas de tiempo, y de recursos. Usted puede construir los planes de recursos para coordinar las estrategias de contratación y la subcontratación con los objetivos de negocio a largo plazo.
Project 2007 le permite asignar recursos a las tareas y gestionar los conflictos sobre las asignaciones asignados fácilmente. Usted puede asignar el trabajo a todo el equipo en conjunto en lugar de asignar el trabajo a los recursos individuales. Los miembros del equipo pueden aceptar sus asignaciones individuales e indican el tiempo que tarda en contra de la misión asignada.
Eficientes de comunicación y colaboración
Usted puede utilizar Project 2007 para comunicarse y colaborar eficazmente con los equipos de proyecto. Con la diversidad geográfica y cultural cada vez más en las organizaciones, es importante promover el trabajo en equipo y mantener un objetivo común. Project 2007 permite el intercambio de conocimientos entre los equipos y los ayuda a trabajar en colaboración para lograr los objetivos del proyecto. Project 2007 es adaptable y tiene capacidad para un ajuste rápido en las actividades en caso de cambios.
Project 2007 también le permite utilizar diferentes formatos para la presentación de la información. En Project 2007, puede dar formato a los datos del proyecto y presentarlo en forma de informes, cartas, documentos PDF, y de una página para imprimir calendarios. Para crear informes, puede utilizar listas para usar plantillas presente informe en Project 2007. También puede crear sus propias plantillas y compartirlas con otros usuarios.
Acceso rápido a la información
Con Project 2007, puede acceder a la información fácil y rápidamente. En el Proyecto de 2007, la consolidación de datos es simple y ahorro de tiempo, porque puede agrupar los datos por campos predefinidos o personalizados. Esto asegura la recuperación de información rápida cuando sea necesario. Por otra parte, en Project 2007, puede seguir los cambios en varias versiones de un proyecto fácilmente. Esto ayuda a rastrear el alcance y los cambios de horario.
Usted puede personalizar Project 2007 de acuerdo a las especificaciones de su proyecto. También puede seleccionar campos de visualización personalizadas y modificar las barras de herramientas, fórmulas, indicadores gráficos e informes. Además, de manera eficiente puede exportar datos de Project 2007 para Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel y Microsoft Office PowerPoint utilizando la imagen copia a la oficina del asistente.
Aprovechamiento eficaz de los datos existentes
Project 2007 permite un análisis rápido aprovechamiento de los datos a través de diferentes plataformas. Con su construcción en la integración con Office 2007, Project 2007 permite a los usuarios trabajar con la Oficina de Microsoft Enterprise Project Management (EPM) cuando se trabaja con Office Outlook u Office SharePoint. Además, el Proyecto 2007 se integra conotras aplicaciones de Office. Esto ayuda a convertir las listas de tareas existentes en Office Excel y Office Outlook en la lista para utilizar los planes del proyecto con el mínimo esfuerzo.

CREAR UN CALENDARIO GENERAL

Microsoft Project le permite al administrador de proyecto no sólo crear un calendario general sino también llevar el proyecto a través del ciclo de vida de planificación, seguimiento y confección de informes. Además, si usted tiene un plan en Microsoft Excel, es simple importarlo a Microsoft Project usando las guías pormenorizadas de Microsoft Project para convertir las columnas del archivo de Microsoft Excel en columnas del proyecto. Luego la lista de tareas guardada en Microsoft Excel se podrá convertir en las etapas, las tareas y los hitos que definen el alcance del proyecto, lo que se conoce como la estructura de desglose del trabajo o WBS (Work Breakdown Structure). Microsoft Project 2007 cuenta con las herramientas necesarias, que son fáciles de usar, para fijar y mantener con rapidez la WBS. El siguiente paso es establecer una escala de tiempo, donde se defina la duración de las tareas y las dependencias o los vínculos. Para completar el calendario hay que identificar y asignar los recursos. Una vez hecho esto, las relaciones entre las tareas pueden representarse en forma de gráficos o informes, que pueden compartirse fácilmente.

ALGUNAS HERRAMIENTAS MAS IMPORTANTES CON LAS QUE CUENTA MICROSOFT PROJECT Y QUE MICROSOFT EXCEL NO INCLUYE SON LAS SIGUIENTES

• Permite fijar con rapidez las etapas, tareas e hitos del proyecto.
• Permite definir fácilmente la duración de las tareas y sus relaciones.
• Permite identificar y asignar recursos claramente, y coordinar la carga de trabajo.
• Permite tener acceso rápido a información relevante del proyecto y compartirla.
• Permite crear sin mayor esfuerzo informes personalizados para mantener al equipo del proyecto informado y unido.

CON MICROSOFT PROJECT TAMBIEN ES POSIBLE

• Importar datos desde Microsoft Excel o Outlook.
• Iniciar un plan utilizando las plantillas de proyecto prediseñadas.
• Contraer o expandir planes para mostrar el grado de detalle necesario.
• Hacer clic y arrastrar para cambiar la duración de las tareas.
• Mantener notas sobre información importante de las tareas.
• Realizar análisis hipotéticos con la anulación de nivel múltiple.
• Concentrarse en las tareas de las que dependen la finalización del proyecto y la ruta crítica.
• Determinar qué factores inciden sobre las fechas del proyecto y realizar fácilmente un seguimiento hasta llegar al origen de los problemas.
Además de la posibilidad de importar archivos de Microsoft Excel, Microsoft Project le ofrece al usuario dos alternativas para crear o iniciar un nuevo proyecto. En primer lugar, los cronogramas de proyecto pueden crearse a partir de plantillas. Además de las plantillas predefinidas de Microsoft Project y de las que están disponibles en Office Online, existe la posibilidad de crear plantillas personalizadas. Utilizar plantillas permite ahorrar tiempo y asegura coherencia y estandarización en toda la organización.

COMUNICAR LOS DATOS DEL CRONOGRAMA DEL PROYECTO

Microsoft Project tiene más capacidades y funciones que las disponibles en Microsoft Excel y que pueden utilizarse para presentar información del proyecto a las diferentes partes interesadas según sus necesidades. Es fácil mantener informados a los interesados mediante las siguientes capacidades de Microsoft Project:
• Utilizar las vistas que correspondan para mantener informadas a las diferentes partes interesadas
• Controlar con tablas predefinidas la información que se presentará
• Usar filtros para concentrarse en información específica
• Agrupar la información para lograr una comunicación y toma de decisiones efectivas
• Resaltar celdas para transmitir más información
• Analizar los datos del proyecto e informar sobre ellos mediante informes y gráficos profesionales
Utilizar Microsoft Excel implicaría realizar numerosos pasos para generar las vistas que están a un solo clic de distancia en Microsoft Project. Existen muchas vistas prediseñadas en Microsoft Project, pero también es posible crear otras vistas personalizadas. Algunas de las vistas son las siguientes:

Diagrama de Gantt - Indica las fechas de comienzo y finalización de las actividades o tareas y las duraciones esperadas. El diagrama de Gantt es la vista predeterminada y el principal formato de informe en Microsoft Project.
Diagrama de red – Muestra las tareas como cuadros. Allí donde están anidados, eso indica la jerarquía de las tareas, para representar más claramente la dependencia entre ellas.
Vista de calendario - Muestra las tareas del proyecto en un formato de calendario, donde el segmento que representa una tarea se extiende durante los días o semanas que debe durar según el cronograma.
Microsoft Project incluye también muchas vistas prediseñadas para los recursos. La vista de uso de recursos muestra las tareas y los momentos de utilización de cada recurso. Los histogramas de recursos muestran datos sobre la utilización de los recursos. Sería posible pero muy trabajoso crear estas vistas en Microsoft Excel.
La herramienta de informes visuales aprovecha las capacidades de Microsoft Office Excel y Microsoft Office Visio Professional para generar gráficos y diagramas con datos tomados de Microsoft Project. El usuario puede definir plantillas de informes personalizadas o elegir de una lista de plantillas de informes prediseñadas y personalizables. Los informes pueden compartirse con otros usuarios de Microsoft Project. Para controlar aún más la información que se transmite a las diferentes partes interesadas, pueden usarse tablas y filtros. Los filtros son una manera fácil de focalizarse y concentrarse en una serie de tareas para una comunicación más efectiva. En lugar de filtrar las tareas, o junto con esto, agrupar las tareas facilita reorganizar la información para aumentar la capacidad de analizar o comunicar información. Microsoft Project cuenta con una serie de vistas, tablas, filtros, grupos e informes prediseñados específicamente para que los administradores de proyecto sean más productivos desde el primer momento, sin tener que invertir tiempo extra ni hacer personalizaciones como si utilizaran Microsoft Excel.

CONCLUSION

Comprender cuándo recurrir a Microsoft Office Project 2007 y utilizar la herramienta adecuada le brinda al administrador de proyectos una clara ventaja. Cuando la información de proyectos que se debe administrar tiene que ver con el alcance (etapas, tareas e hitos), los plazos (cronogramas, fechas límite y ruta crítica) y los recursos (asignaciones, esfuerzos, costos), y la necesidad de comunicar esta información efectivamente, es señal de que es momento de utilizar Microsoft Project. Esta ventaja se mantiene a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto, ya que Microsoft Project no sólo facilita la planificación, sino también la comunicación, el seguimiento y el análisis de los datos del proyecto. Microsoft Project es la mejor herramienta para ayudar a administrar proyectos, porque se diseñó específicamente con este fin y cuenta con herramientas fáciles de usar que brindan un aumento inmediato en la productividad.