COMUNICAR LOS DATOS DEL CRONOGRAMA DEL PROYECTO

Microsoft Project tiene más capacidades y funciones que las disponibles en Microsoft Excel y que pueden utilizarse para presentar información del proyecto a las diferentes partes interesadas según sus necesidades. Es fácil mantener informados a los interesados mediante las siguientes capacidades de Microsoft Project:
• Utilizar las vistas que correspondan para mantener informadas a las diferentes partes interesadas
• Controlar con tablas predefinidas la información que se presentará
• Usar filtros para concentrarse en información específica
• Agrupar la información para lograr una comunicación y toma de decisiones efectivas
• Resaltar celdas para transmitir más información
• Analizar los datos del proyecto e informar sobre ellos mediante informes y gráficos profesionales
Utilizar Microsoft Excel implicaría realizar numerosos pasos para generar las vistas que están a un solo clic de distancia en Microsoft Project. Existen muchas vistas prediseñadas en Microsoft Project, pero también es posible crear otras vistas personalizadas. Algunas de las vistas son las siguientes:

Diagrama de Gantt - Indica las fechas de comienzo y finalización de las actividades o tareas y las duraciones esperadas. El diagrama de Gantt es la vista predeterminada y el principal formato de informe en Microsoft Project.
Diagrama de red – Muestra las tareas como cuadros. Allí donde están anidados, eso indica la jerarquía de las tareas, para representar más claramente la dependencia entre ellas.
Vista de calendario - Muestra las tareas del proyecto en un formato de calendario, donde el segmento que representa una tarea se extiende durante los días o semanas que debe durar según el cronograma.
Microsoft Project incluye también muchas vistas prediseñadas para los recursos. La vista de uso de recursos muestra las tareas y los momentos de utilización de cada recurso. Los histogramas de recursos muestran datos sobre la utilización de los recursos. Sería posible pero muy trabajoso crear estas vistas en Microsoft Excel.
La herramienta de informes visuales aprovecha las capacidades de Microsoft Office Excel y Microsoft Office Visio Professional para generar gráficos y diagramas con datos tomados de Microsoft Project. El usuario puede definir plantillas de informes personalizadas o elegir de una lista de plantillas de informes prediseñadas y personalizables. Los informes pueden compartirse con otros usuarios de Microsoft Project. Para controlar aún más la información que se transmite a las diferentes partes interesadas, pueden usarse tablas y filtros. Los filtros son una manera fácil de focalizarse y concentrarse en una serie de tareas para una comunicación más efectiva. En lugar de filtrar las tareas, o junto con esto, agrupar las tareas facilita reorganizar la información para aumentar la capacidad de analizar o comunicar información. Microsoft Project cuenta con una serie de vistas, tablas, filtros, grupos e informes prediseñados específicamente para que los administradores de proyecto sean más productivos desde el primer momento, sin tener que invertir tiempo extra ni hacer personalizaciones como si utilizaran Microsoft Excel.